Mindnyájunknak eszünkbe jut olykor egy-egy tevékenységünk előtt-közben-után, hogy „bárcsak valaki megcsinálná helyettem!” De közben rögtön ott van egy másik gondolat is – ami szintén egy nagyon erős mém az ember életében –, hogy: „Csak az van jól megcsinálva, amit én magam csinálok.”
A két gondolat persze kioltja egymást. Ennek az az eredménye, hogy nem is szabadulunk meg a számunkra terhes, kellemetlen, iszonyatosan fárasztó tevékenységektől, de mivel ténylegesen mindent mi magunk csinálunk, tudjuk, hogy a mindent bevállalással végül tökéletes sem lesz, tehát a maximalizmusunknak sem lehet majd meg az eredménye. Ezért aztán túlterheltnek lenni dupla frusztrációt jelent.
Ha egyszerre vagyunk maximalisták és végtelenül fáradtak is a leterheltségtől, akkor azt fogjuk tapasztalni a szűkös erőforrásokért folytatott versenyben, hogy mások, nálunk sokkal kevésbé tehetségesek, nálunk sokkal kevésbé maximalisták, nálunk sokkal kevésbé elhivatottak olyan könnyedén aratják le azokat a babérokat, amikre mi magunk vágytunk, mint ahogyan a forró kés szokott siklani a vajban.
De miben engedjünk? Az elfoglaltságban vagy az igényeinkben? Egy kicsit mindenben muszáj, mert csak akkor tudnak felszabadulni azok az erőforrások, amik majd aztán előrerepítenek, ha bizonyos dolgokban kompromisszumkészek vagyunk.
Ha túlterhelt vagy például a házimunkában, vagy a kertedben a természettel folytatott örök küzdelemben, vagy a munkahelyeden, vagy épp a szakszervezeti küldetésedben, akkor muszáj letenni egy kicsit a terhet, és átadni másoknak a feladatokból, miközben el kell fogadnod, hogy valóban, az nem lesz olyan tökéletes, mintha te molyolnál vele. De más majd nem fog vele molyolni, te pedig majd legeltetheted a szemed az eredményeken.
A maximalizmust sokan pozitív tulajdonságként értékelik, pedig a sikeresség és eredményesség érdekében olykor kissé igénytelennek kell lennünk. Ennek legnagyobb jelentőségét annak idején, minőségbiztosítós koromban tanultam meg.
Ugyanis gyártócégeknél van egy olyan mém, hogy „a minőség az, amit a vevő megkíván”. Amikor a földi halandó ezzel a mémmel találkozik, úgy érzi, mintha egy szót sem értene belőle. Pedig egyenként minden szót ért, csak így együtt tűnik katyvasznak az egész. Ebből is látszik, hogy a mémek, tehát a gondolati sémák mennyire erőteljesen jelen tudnak lenni az életünkben, például érthetetlen dolgokként – míg fel nem törjük a kódot, és utána már a mémkészletünk részévé tudnak ezek is válni.
Szóval, mikor az ember megérti, hogy mit is jelent az a frázis, mely szerint „a minőség az, amit a vevő megkíván”, akkor átrendeződnek a gondolatai, hogy ezzel a mémmel összhangban tudjanak működni.
Az, hogy „a minőség az, amit a vevő megkíván” egy gyártó cégnél azt jelenti, hogy a legyártott terméknek olyannak kell lennie, amit a vevő kért. Ennyi milliméter hosszúnak, ennyi milliméter magasnak, ennyi gramm súlyúnak, ilyen színűnek, és az anyagösszetétel is mikrogrammra pontosan ki lehet számolva. A vevő által elvárt minőségnek fontos alkotóeleme az is, hogy annyi darab készüljön, amennyit ő kér, annyi darab legyen a dobozba rakva, amennyit ő kitalált, hogy legyen, és akkorra legyen készen és kiszállítva, amikorra ő megjelöli az időpontot egészen pontosan.
Gyártócégek abban a szerencsében részeltetnek, hogy a vevőik tényleg egészen pontosan megmondják, hogy mit akarnak, mit várnak el, sőt, műszaki rajzok formájában ezeket le is rajzolják a gyártónak, és aztán majd ezek alapján kérik számon az eredményeket. A darabszámokat és a szállítási ütemezést is meg tudják fogalmazni maguknak.
Ezeknek a jellegzetességeknek és milyenségeknek az összességét nevezzük minőségnek. Az a 100%-os minőség, amikor minden úgy és akkor teljesül, ahogyan a vevő azt kérte, és amikorra kérte.
Ha bármi eltérés van az igényeltektől, akkor az azt jelenti, hogy a minőségi mutatók romlanak, már nem 100%-ról beszélünk, hanem kevesebbről.
Az autóiparban a 99,95%-os minőségen való működés azt jelenti, hogy úgy kirúg a megrendelőd, hogy a lábad se éri a földet, és viszi a milliárdos üzletet máshová.
Mármint az igényes megrendelők/vevők esetében. Mert például az autóiparban is vannak igényes, meg igénytelen vevők. Én például fejből meg tudom mondani, hogy milyen márkájú autót nem vennék soha az életben, mert láttam, hogy mennyire igénytelenek bizonyos autógyártó cégek a beszállítóikkal szemben.
A földi halandók azt gondolhatnák, hogy az autóiparban az abszolút maximalista hozzáállás az biztosan egy zseniális stratégia lehet. Kapjon mindenből maximumot a vevő, és biztosan boldog lesz! – gondolhatod.
Hát ez nincs így, és ezt bizony nehéz elfogadni. Például a vevő megrendel egy kis kábelkorbácsot, az XY vezetékgyártó cég termékének felhasználását előirányozva. De te tudod, hogy az XY vezetékgyártó cég termékei silányabbak, mint az AB cég termékei, és az az ötleted támad, hogy AB cég vezetékeit építed be inkább a kábelkorbácsba. De a vevőd baromira nem ezt kérte. Ő megmondta, hogy mi legyen benne, és te ne akarj okosabb lenni, mert akkor bukod a milliárdos üzletet, plusz még kártérítést is fizethetsz. Mit mondott a vevő? XY beszállító termékét kéri beépíteni. Van annál jobb? Persze, de az kit érdekel? Azt kell kapnia a vevőnek, amit kért? Igen, mert számára az a minőség!
De egyszerűbb példát is mondhatok: bemész a boltba és kérsz 20 deka párizsit, amiről tudod, hogy az X forint. Erre nekiáll az eladó a sonka előnyeiről értekezni, és rád akar tukmálni 30 deka gépsonkát, ami éppenhogy csak kicsit drágább. Sőt, lehet, hogy még olcsóbb is.
Te ekkor pislogsz, mint pocok a lisztben, és nem érted, hogy mit nem lehetett azon érteni, amit mondtál. Elismétled, hogy 20 deka párizsit kérsz, mert csak (megvan rá az okod).
Nem úgy állítottál oda a csemegepulthoz, hogy ajánljon valami ennivalót az eladó, hanem volt egy határozott elképzelésed. Előfordulhat, hogy a túlbuzgó eladó 10-ből 1 esetben eléri a célját és rábeszél valami másra, de mivel te már egy döntési folyamat végén szavaztál a parizerre, ezért ha el is fogadod a javaslatot, nagyon boldog nem leszel vele.
Jobb a sonka a párizsinél? Bizonyos szempontok szerint jobb, más szempontok szerint meg nem jobb. Te valamilyen szempontrendszer alapján választottál, a boltos meg egy teljesen más szempontrendszer alapján javasolt valami teljesen mást.
Számodra tökéletes minőség lenne a 20 deka, finom párizsi. Képvisel valamiféle minőséget a 30 deka sonka is, csak nem AZT.
Te ezt kéred, és ezt is kell kapnod, hogy elégedett legyél, ugyanis ha többet és jobbat kapsz, attól nem biztos, hogy elégedettebb leszel, főleg, ha az neked többe is kerül, meg bejön a képbe annak az állandó lehetősége, hogy majd mindig beleavatkoznak a boltban a döntéseidbe.
Amikor még kezdőként megkérdeztem a főnökömet, hogy miért nem a legjobb alkatrészeket építjük be a vevőknek, akkor azt volt a válasza, hogy: „Mert azt nem fizetik ki. A vevő azt kapja, amit kért, mert azt is fizeti meg.”
Kis léptékben az embernek nem tűnik fel, hogy minden kis plusz, amit anélkül tesz, hogy bármi ellentételezést is várna érte, az veszteség.
Kell egy bizonyos méretgazdaságossági szint, amikor már kiderül, hogy egyetlen egy plusz mozdulat minden munkafolyamatnál, akár milliós veszteséget termelhet napi szinten.
A magánéletben a maximalizmus nem visz előbbre, és az üzletben sem. Az igényességre persze szükség van, csak el kell fogadni, hogy a tökéletességre nincs igénye a világnak, így ha te az elérhetetlen tökéletességhez ragaszkodsz, akkor sziszifuszi harcban fogsz állni önmagaddal, meg az egész Univerzummal.
Érdemes megbarátkozni azzal a gondolattal, hogy az elég jónak elég jónak kell lennie számodra. Az elég jó lehet más számára a tökéletes, számodra meg az, ami éppen csak átcsúszik a mércéden, de az már elég jó.
A családban, a munkában, az üzletben, a szakszervezetben az elég jó az tényleg elég jó szokott lenni. Az, hogy egy tevékenységnek vannak eredményei, az elég jó. Lehet tökéleteshez közeli, ha te magad csinálod – de ezt csak te gondolod. A te munkádról másvalaki ugyanazt gondolja, amit te mások munkájáról – ha ő csinálta volna, az lett volna csak az igazán tökéletes.
Mi ebből a tanulság akkor?
Az, hogy a munkához másokat is oda kell engedned és punktum.
Ki kell adnod feladatokat, amikkel te már nem bírsz, vagy épp unod őket. Ki kell adnod a feladatokat, mert mások lehet, hogy sokkal jobban csinálnák, mint te. Te lehet, hogy maximalistábban állnál hozzá, de az, akinek kiszervezed, az meg ösztönösen és gondolkodás nélkül kisujjból tökéletesre csinálja, mert van hozzá tehetsége.
Egy szervezetben a feladatok delegálása stratégiai fontosságú. Ha például egy szakszervezetben mindent az elnök csinál, az evolúciósan instabil stratégia. Így is el lehet ketyegni évekig, de sajnos túlságosan közeleg a vég az ilyen szervezetek számára.
A feladatok kiszervezése, delegálása diverzifikálja a kockázatokat is.
Ki kell szervezni mindent, amiről már úgy érezzük, hogy számunkra időpocsékolás. Ki kell szervezni mindent, amiben számunkra már semmi öröm sincs, és a kreativitásunkat se tudjuk általa kidomborítani. Ki kell szervezni mindent, amit lehet.
Természetesen bármivel kapcsolatban előfordulhat az, hogy kiszervezed, lemondasz a tökéletesről, aztán rájössz menet közben, hogy hoppá, ez nem volt egy jó döntés, és gyorsan visszacsinálod.
Szerencsére emberek vagyunk, akiknél a szabadság arról is szól, hogy bármikor hozhatunk döntéseket, és bármikor vissza is rendeződhetünk a kiindulási pontba, és ott már dönthetünk másképp.
Az élet ilyen: döntünk, és viseljük a következményeit, hogy aztán megint döntsünk, viseljünk, döntsünk, viseljünk. Amikor ennek a körforgásnak vége szakad, akkor van az, hogy meghaltunk.
Összefoglalva az időgazdálkodási tippeket:
– Szervezd ki a tevékenységeid közül először azokat, amiket más jobbn csinálna, aztán azokat, amiket utálsz, utána azokat, amiket unsz, utána meg bármit. Igyekezz mindig olyanoknak kiszervezni, akik jobban és gyorsabban csinálják, mint te, de akár tanító célzattal is kiszervezhetsz feladatokat, hogy az illető is fejlődjön, meg te is (te is tanulsz a kiszervezésről közben, meg a vezetői képességeidet is fejleszted). Szakszervezeteknél a beszámoltatást és számonkérést is ki kell természetesen találni, de ha már egy csomó mindent kiszerveztél, akkor már lesz időd ezzel a szintén stratégiai fontosságú területtel is foglalkozni.
Ha a szervezeténél nincs senki, akinek ki lehetne szervezni a feladatot, akkor két út van:
- Fejleszteni a szervezetet,
- vagy alvállalkozásnak kiadni a feladatot.
– Add alább a maximalizmusodat, legalább annyira, hogy végre beinduljanak a dolgok. Gondolj arra, hogy nálad sokkal butábbak és tehetségtelenebbek is simán megelőznek téged, pusztán azért, mert tojnak a saját elvárásaikra, és igénytelenek. A futóverseny végén nem szokták elismerni a legszebben futót, mert a leggyorsabb futót szokás…
